ARXIVAR

Il cliente applicava una numerazione protocollare ai documenti aziendali, tramite una stampa di un’etichetta fisica e gestiva il processo approvativo tramite documenti in formato cartaceo che passavano di scrivania in scrivania. L’esigenza del cliente era quindi quella di applicare una numerazione protocollare in modo digitale e di digitalizzare il processo approvativo dei documenti in azienda . Tramite Arxivar Next , abbiamo configurato un processo che permette di stampare digitalmente un barcode e di associarlo al documento relativo , sottoforma di testo. Abbiamo inoltre configurato un processo approvativo digitalizzato , che permette di g estire i documenti in modo fluido e dinamico , con possibilità di versionamento, e garantendo la condivisione istantanea dei documenti ai destinatari interni all’azienda, così come ad eventuali utenti esterni, purché coinvolti nel processo.

Per gestire digitalmente l’approvazione e la registrazione delle fatture di acquisto ricevute dai fornitori c’era la necessità di automatizzare la gestione del processo approvativo del ciclo passivo attraverso un flusso di workflow .  Attraverso ARXivar , è possibile gestire i documenti e monitorare i processi approvativi , veicolare e facilitare lo scambio informativo dentro e fuori l’azienda. ARXivar si modella sulle puntuali esigenze del cliente e permette, in particolare, di dematerializzare e gestire in modo efficace le attività aziendali, partendo dall’ organizzazione e la condivisione dei documenti della fatturazione elettronica e dalla conservazione a norma per arrivare alla gestione automatica di processi aziendali . Il processo di Gestione Fatture Ricevute viene attivato automaticamente quando viene ricevuta una fattura d’acquisto in ARXivar. Il processo recupera l’ordine contenuto nella fattura e, tramite chiamata web service verso SAP , viene recuperato il relativo utente responsabile . Se non è possibile recuperare il responsabile tramite chiamata SAP, quest’ultimo viene recuperato tramite la lettura dell’ anagrafica fornitori . L’ufficio amministrativo verifica la fattura , e contatta il responsabile solo nel caso di mancanza documenti o di squadrature. Al termine del processo l’amministrazione provvede a registrare la fattura .