ARXIVAR

Nei contesti aziendali moderni, l'utilizzo di workflow digitali ha assunto un ruolo centrale nella ricerca costante di ottimizzazione e efficienza operativa. Esploriamo il significato dei workflow digitali e come la loro implementazione può trasformare il modo in cui le aziende gestiscono le attività quotidiane.

Il cliente applicava una numerazione protocollare ai documenti aziendali, tramite una stampa di un’etichetta fisica e gestiva il processo approvativo tramite documenti in formato cartaceo che passavano di scrivania in scrivania. L’esigenza del cliente era quindi quella di applicare una numerazione protocollare in modo digitale e di digitalizzare il processo approvativo dei documenti in azienda . Tramite Arxivar Next , abbiamo configurato un processo che permette di stampare digitalmente un barcode e di associarlo al documento relativo , sottoforma di testo. Abbiamo inoltre configurato un processo approvativo digitalizzato , che permette di g estire i documenti in modo fluido e dinamico , con possibilità di versionamento, e garantendo la condivisione istantanea dei documenti ai destinatari interni all’azienda, così come ad eventuali utenti esterni, purché coinvolti nel processo.

Per gestire digitalmente l’approvazione e la registrazione delle fatture di acquisto ricevute dai fornitori c’era la necessità di automatizzare la gestione del processo approvativo del ciclo passivo attraverso un flusso di workflow .  Attraverso ARXivar , è possibile gestire i documenti e monitorare i processi approvativi , veicolare e facilitare lo scambio informativo dentro e fuori l’azienda. ARXivar si modella sulle puntuali esigenze del cliente e permette, in particolare, di dematerializzare e gestire in modo efficace le attività aziendali, partendo dall’ organizzazione e la condivisione dei documenti della fatturazione elettronica e dalla conservazione a norma per arrivare alla gestione automatica di processi aziendali . Il processo di Gestione Fatture Ricevute viene attivato automaticamente quando viene ricevuta una fattura d’acquisto in ARXivar. Il processo recupera l’ordine contenuto nella fattura e, tramite chiamata web service verso SAP , viene recuperato il relativo utente responsabile . Se non è possibile recuperare il responsabile tramite chiamata SAP, quest’ultimo viene recuperato tramite la lettura dell’ anagrafica fornitori . L’ufficio amministrativo verifica la fattura , e contatta il responsabile solo nel caso di mancanza documenti o di squadrature. Al termine del processo l’amministrazione provvede a registrare la fattura .