Con l’incremento delle procedure e delle regolamentazioni, la mole di informazioni da gestire cresce notevolmente. Pertanto, diventa essenziale per ogni azienda moderna, adottare un sistema di gestione documentale per effettuare in modo efficiente la centralizzazione, l’organizzazione e la condivisione sicura dei documenti aziendali. 



La gestione documentale riveste un ruolo importante in quanto consente di automatizzare procedure ripetitive e routinaria garantendo l’efficienza operativa, la conformità normativa e la sicurezza dei dati. 

Come garantire un’efficace gestione documentale?

Con l’utilizzo di workflow documentale basati su sistema di Document Management per gestire i contenuti digitali, per assegnare responsabilità con controllo dei livelli di accesso a specifici utenti e per descrivere il flusso di lavoro; nello stesso sistema poi si potranno eseguire diverse attività di gestione documentale come l’archiviazione, la ricerca, il controllo delle versioni, i metadati, la sicurezza logica e fisica del dato, accompagnato dal manuale di gestione documentale per la descrizione del sistema di gestione informatica dei documenti, obbligatorio per la PA. 

L’adozione di un sistema di conservazione a norma che sia conforme al Codice dell’Amministrazione Digitale ed alle vigenti Linee Guida AgID assicurando così l’autenticità, l’integrità, la leggibilità, la reperibilità e la legalità nel tempo dei documenti sottoposti a gestione documentale con obbligatoria redazione del manuale di conservazione per definire la struttura organizzativa, le modalità operative, le procedure interne, gli standard e le regole adottate.

La scelta della migliore soluzione per la gestione documentale è cruciale per l’efficienza aziendale in quanto consente di digitalizzare i processi gestendo l’intero ciclo di vita del documento. Le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente includono: l’integrazione con i sistemi utilizzati per centralizzare la gestione; semplificare l’accesso alle informazioni da qualsiasi luogo e dispositivo e con elevati livelli di sicurezza dei dati (standard di criptazione), l’automazione dei workflow, controllare e condividere le informazioni con definizione di opportuni livelli di accesso, conservazione dei documenti in formato digitale per preservarne il valore probatorio.

ARXivar è la soluzione di Document & Workflow Management già scelta da oltre 4000 aziende in Italia. Consente archiviare e organizzare grandi moli di documenti e grazie al suo designer dei workflow consente di automatizzare qualsiasi tipo di processo nel pieno rispetto della compliance normativa.