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Gestione digitale dei documenti e dei processi tramite un'unica piattaforma low code

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ARXivar NEXT è la soluzione di Information & Process Management leader di mercato, già scelta da oltre 4000 Aziende in Italia. Consente di archiviare e organizzare grandi moli di documenti e automatizzare qualsiasi tipo di processo aziendale, grazie alla sua modularità e flessibilità.

Con ARXivar puoi

AUTOMATIZZARE I PROCESSI

Semplifica e velocizza le procedure in azienda grazie all'automatizzazione di processi e con strumenti di controllo e reportistica avanzati.

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ORGANIZZARE LE INFORMAZIONI

Migliora l'efficienza del lavoro grazie ad un'ordinata organizzazione delle informazioni in pratiche e fascicoli per rendere immediato il loro reperimento.

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PROTEGGERE GLI ARCHIVI

Custodisci ed assicura il valore legale dei documenti e proteggili con i giusti livelli di criptazione dei dati.

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Gestione dei processi

Ottimizza le performance e rendi più efficiente il lavoro delle risorse con il workflow di ARXivar con il quale è possibile disegnare in modo rapido e semplice flussi di lavoro volti a standardizzare le procedure aziendali, gestire in remoto i task assegnati, ottimizzare la gestione documentale e automatizzare le azioni routinarie.

Workflow Documentale

Un workflow documentale è una procedura standardizzata con cui un documento può essere acquisito, creato, firmato, protocollato, modificato ed infine archiviato e condiviso. L’utilizzo di flussi di lavoro documentali consente quindi a ciascuna organizzazione di seguire il ciclo di vita di un documento in maniera efficiente.

Workflow per la gestione dei processi

All’aumentare della complessità dovuta a requisititi normativi, procedure ed evoluzione del mercato, l’utilizzo di workflow per ottimizzare i processi aziendali è diventata una prassi consolidata in aziende di ogni dimensione:

è un modello organizzativo essenziale per monitorare e ottimizzare le performance ed efficientare l’uso di risorse.

Report System

Grazie agli strumenti di reporting e di visualizzazione è possibile avere un’analisi dettagliata delle performance dei processi, migliorando l’efficienza operativa.

Gestione Documentale

La gestione documentale è un sistema informatico che consente di digitalizzare i processi gestendo l’intero ciclo di vita dei documenti, migliorando così l’efficienza delle aziende.

La gestione delle informazioni in azienda rende possibili, semplici e veloci operazioni quotidiane che richiedono accesso rapido e sicuro ai documenti aziendali: rintracciare quel preciso allegato ad una e-mail, inviare una fattura via PEC, apporre una firma elettronica su un contratto digitale o più in genere ricercare qualsiasi tipo di documento.

ARXivar permette alle aziende di centralizzare documenti e informazioni, tramite una piattaforma low code, sulla quale costruire la propria soluzione per offrire una migliore organizzazione dei flussi di lavoro.

Sicurezza

L’impostazione dei livelli di accesso alle informazioni garantisce i parametri di riservatezza e integrità. ARXivar mantiene traccia di tutti gli accessi e modifiche fatte per ogni singolo documento.

I documenti sul file system sono criptati e al database si accede solo con Utenza o Active Directory

Riservatezza

È possibile in maniera semplice stabilire i diritti (es: di modifica, di condivisione, di cancellazione ecc.) per ciascun utente/gruppo per ogni tipo di documento (classe documentale)
L'accesso alla piattaforma è garantita da logon provider quali ad esempio Active directory, OAuth 2.0.È possibile avere nella stessa piattaforma informazioni segregate e accessibili solo per determinati gruppi di utenti
Anche lo stato del documento determina la sua visibilità o accessibilità

Conservazione sostitutiva o digitale

Dal 1° gennaio 2022 sono in vigore le Linee Guida AgID sulla gestione e conservazione dei documenti informatici.

La conservazione sostitutiva, la cui nomenclatura corretta è conservazione digitale a norma, è quell’iter informatico che consente di proteggere, custodire e assicurare il valore legale dei documenti informatici all’interno del sistema di gestione documentale aziendale.

A rendere diverso il processo di conservazione digitale a norma da quello di archiviazione è l’efficacia probatoria che viene attestata con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale.

I requisiti di immodificabilità, autenticità e validità legale di un documento informatico in conservazione sostitutiva o digitale, sono garantiti dall’impronta di hash, dalla firma digitale e dalla marca temporale.

Tali garanzie civilistiche consentono la protezione a norma di legge, nel tempo, dei documenti, sia nel loro passaggio dall’analogico al digitale sia direttamente nel loro formato digitale e risulta necessaria come tutela
dall’eventuale perdita di valenza giuridica ed efficacia probatoria sui documenti oggetto di conservazione.

I Vantaggi ARXivar

MAGGIORE EFFICIENZA

Evoluzione dei processi amministrativi delle imprese
Collaborazione cliente/fornitore
Immediato reperimento dei documenti
Svincolo da postazioni fisiche di lavoro
Sicurezza dei dati processati
Eliminazione dei vincoli durante le fasi di esibizione alle autorità di controllo

MENO COSTI E RISORSE OTTIMIZZATE

Eliminazione degli archivi cartacei
Riutilizzo dello spazio recuperato
Paperless
Saving di budget
Saving imposta di bollo sul libro giornale
Personale riconvertito a maggior professionalità
Scelta green

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